A Suite DocSystem Flex Diamond é uma Solução completa, com sua abordagem centrada em pessoas, que pode ser implementado com rapidez e eficiência. Fornece às empresas todos os recursos necessários para desenvolver, automatizar, integrar e aperfeiçoar seus processos de negócios.

Usando formulários que podem ser criados e personalizados, é possível encaminhar automaticamente documentos, planilhas, mensagens de e-mail e outros tipos de conteúdo para outros colaboradores, controlar prazos, e visualizar as etapas dos processos em tempo real de forma a identificar pendências e notificar atrasos de tarefas. Todos os campos dos formulários são automaticamente transformados em índices para consulta posterior, podendo trabalhar integrado às tabelas de dados para confirmação de informações, preenchimentos de campos automáticos, validação, e utilização de fórmulas automáticas.

Como os funcionários têm acesso instantâneo a qualquer informação de que necessitem, eles trabalham com mais eficiência, completam projetos com mais rapidez e tomam medidas mais bem fundamentadas. Esses ganhos de produtividade se transformam em menores custos fixos, atendimento mais ágil ao cliente e uma forte vantagem competitiva.

Com os relatórios detalhados o administrador terá uma visão global do andamento de todos os processos e a empresa terá sempre informações concretas quanto a produtividade e controle de todas as tarefas.

Definição

• Os dados essenciais podem ser capturados e definidos em um ambiente colaborativo através de uma ferramenta gráfica para mapeamento de    processos
• Após definir um processo é possível obter um feedback sobre a análise de custos e tempo de tarefas.
• Processos desenhados no Visio podem facilmente ser importados para o BPM.
• As informações capturadas na fase do design são partes do design do processo. O gestor pode aproveitar o trabalho do analista de negócios na fase    de desenho do processo no Visio.

Modelagem

• Com DocSystem Flex Diamond é possível modelar seus processos e transformá-los em fluxos de trabalhos digitais. Cada fluxo pode ter quantas etapas    forem necessárias e os documentos podem ser adicionados em qualquer etapa.
• Os diagramas podem ser criados no Visio, importados e automaticamente convertidos em avançados modelos de processos executáveis.
• As regras de negocio também podem ser criadas e atualizadas separadamente.
• Os recursos para criação de formulários incluem fórmulas avançadas e permite importar formulários customizados em outras aplicações.
• Permite testar os processos de negócio sem interferir nos processos em produção da mesma forma que será utilizado pelo usuário final.
• A criação, gerenciamento e modificação das regras são definidos por usuários de acordo com o organograma de segurança.

Automação

• A automação das atividades reduz o tempo de execução das tarefas através do uso de sistemas onde os workflows são previamente desenhados com    a possibilidade da intervenção humana para decisões criticas.
• As regras de negócios são armazenadas em um repositório central e podem ser manipuladas por usuários administradores sem a necessidade de    intervenção de um programador, o que agiliza e possibilita a adaptação dos processos à medida que a empresa evolui.
• A flexibilidade do DocSystem Flex Diamond garante a melhoria na execução dos processos de negócios, respeitando as políticas e necessidades da    empresa, direcionando para a padronização e atendimento às normas de compliance.
• O DocSystem Flex Diamond automatiza as regras de negócio e permite a integração com aplicações diversas e plataformas tecnológicas de portais,    Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM) e colaboração, aproveitando toda infra estrutura existente e preservando os investimentos em TI.

Gerenciamento

• A análise e eficiência dos processos podem ser avaliadas em tempo real, bem como a visualização de históricos que proporcionam um grau elevado    de controle e suporte para tomada de decisões.
• As atividades são monitoradas automaticamente e o desempenho de cada processo pode ser exibido através de gráficos ou relatórios
• DocSystem Flex BPM fornece análise avançada, inteligência de negócio, avaliação e monitoramento com base em dados de processos de negocio e    gera cockpits intuitivos para um gerenciamento mais eficiente.
• Recursos de BAM (Business Activity Monitoring) com envio de alertas de eventos críticos para qualquer usuário do sistema.
• Mede desempenho das atividades dos usuários e dos processos afim de evitar atrasos e não cumprimento de metas.
• Ferramenta de BI (Business Intelligence) que auxilia o usuário na análise por linha de negócio para identificar deficiência de processos.
• Gerencia prioridades de tarefas a serem executadas para cumprimento de acordos.
• Oferece recursos para comparar valores previstos com valores reais de um processo.

Otimização

• Novos processos podem ser implementados a qualquer momento e os processos existentes podem ser aperfeiçoados.
• Com o maior controle na entrada de dados e correção de erros, os processos tornam-se mais eficientes, os benefícios são aumentados e os custos    reduzidos.
• Com a otimização, os processos acompanham o rítmo da empresa e adaptam-se `as necessidades do negocio de forma rápida e eficiente.
• Os gestores podem otimizar os processos conhecendo os custos de cada etapa.

Distribuição

• A distribuição dos processos ocorre através do Portal de Workflow onde o conhecimento está 100% disponível na web.
• Oferece segurança abrangente e atende a regulamentos de compliances.
• Os processos são publicados devidamente atualizados para execução imediata e de forma harmoniosa sem interferir nas atividades em andamento.
• O acesso é baseado em múltiplos níveis de segurança e hierarquia dos processos.
• Permite a navegação simplificada através de uma interface intuitiva.

DocSystem Flex Diamond assegura que todas as regras de negócio possam ser seguidas e que todas as etapas obrigatórias foram concluídas. BPM é uma ferramenta-chave para organizações que buscam adequações a novas leis, como a Sarbanes-Oxley, ou buscam adquirir certificações, como a ISO9000/ISO14000. Também permite às empresas adequar-se rapidamente às mudanças organizacionais e ao crescimento de forma segura, fornecendo as pessoas o suporte necessário para tomar decisões rápidas baseadas em dados concretos.