O Workflow é uma ferramenta que encaminha tarefas para as pessoas, automatizando o processo de enviar documentos para os usuários participantes de um fluxo de trabalho. Ele fornece as informações necessárias para execução das etapas do processo no ciclo de negócios. Os documentos podem ser transferidos entre usuários, ou podem ser mantidos em um local específico de acordo com as regras configuradas, até que todos os participantes tenham revisado e o processo seja finalizado. Os usuários podem ser notificados sobre o cumprimento de prazos para execução de tarefas ou alertados sobre novas atividades. O sistema mantém a padronização dos processos e controla as atividades de maneira que as ações são tomadas com base em uma regra previamente definida
O BPM é um sistema para automação de processos empresariais que ajuda as empresas a mapear seus processos de negócios, identificando e eliminando gargalos para torná-los mais eficientes e reduzir os custos.

O BPM eleva as capacidades do Workflow a um nível avançado porque possui perfeita integração com código livre e é facilmente adaptável atendendo as funções vitais do ciclo de vida dos processos de forma completa, o que inclui a definição, modelagem, automação, gerenciamento, otimização e a distribuição monitorada em tempo real.