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O DocSystem CloudDoc é um pacote de serviço mensal hospedado, com alta disponibilidade,
baixo custo, rápida implementação, que não requer investimento em infra-estrutura
e taxa de manutenção, disponível para qualquer tamanho de empresa. |
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O DocSystem CloudDoc é uma solução de gerenciamento de conteúdos e processos hospedado,
o que significa que você tem todos os benefícios de um sistema completo sem ter
que gastar mais tempo e dinheiro.
O DocSystem CloudDoc usa formatos consistente abertos como XML, SOAP, SOA, WSDL e HTTP, portanto, flexível para troca de dados entre outros sistemas. Usando o XML, informações de índices e metadados podem ser facilmente armazenados entre aplicativos de terceiros. Isso permite operar nosso serviço usando o melhor das tecnologias de hardware e software para segurança, backup de dados e networking. O Docsystem CloudDoc foi desenhado para trabalhar junto com o software que você já tem, portanto, não há nada novo a ser aprendido. |
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Nós entendemos a importância das informações para o seu negócio, por isso vamos
além quando se trata de protegê-las. O DocSystem CloudDoc fornece os recursos de
classe empresarial que sua organização precisa para gerenciar e compartilhar seu
conteúdo de valor. |
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No DocSystem CloudDoc todos os seus dados, seus arquivos, os metadados e suas contas
de usuário só estão disponíveis para sua empresa. Utilizamos as tecnologias de criptografia
SSL para transferir seus dados pela internet, o que significa que você pode compartilhar
seus arquivos sabendo que ninguém mais pode ler nada que está sendo transferido. |
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Nosso serviço usa a melhor das tecnologias de hardware e software para segurança,
backup de dados e networking. Nós protegemos sua informação, fornecemos 99.9% de
disponibilidade e fazemos o backup seguro de todos os seus dados. |
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O DocSystem CloudDoc foi construído no topo do Servidor WebServer DocSystem. A tecnologia
do Servidor DocSystem fornece a Plataforma de Gerenciamento de Documentos, Conteúdos
e Processos que pode ser integrada facilmente a outros aplicativos de terceiros.
Possui habilidade de controlar o período de tempo que os documentos devem ficar
disponíveis e o que deve acontecer aos documentos depois que o período de retenção
expira (Temporalidade) isso é uma exigência para qualquer organização, e o DocSystem
CloudDoc controla o tempo de retenção do acervo facilitando as atividades do usuário.
A interface do DocSystem CloudDoc, não usa fundamentos proprietários e os usuários
podem acessar os documentos arquivados via navegador independente de plataforma.
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Para fornecermos toda segurança que sua empresa necessita para armazenar suas informações,
utilizamos a infra-estrutura da Equinix/Alog que possui mais de 95 data centers
no mundo com segurança e monitoramento 24x7x365, alta disponibilidade, robustez
e redundância com 99,99% de disponibilidade de acesso às informações.
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Nossa solução está hospedada em 3 Data Centers com segurança nível 5, dois em São
Paulo e um no Rio de Janeiro, trabalhando em ambiente redundantes e contingências
com replicação de todos os conteúdos em tempo real para os demais servidores caso
um servidor pare imediatamente é acionados os demais com isso suas informações estarão
sempre disponível.
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Possuímos uma capacidade de 120 terabytes, capaz de armazenar até 180 bilhões de
imagens em preto e branco (considerando uma resolução de 200 DPIs).
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Depois que você começar a salvar todos os seus arquivos no DocSystem CloudDoc, você
vai gastar menos tempo procurando os documentos que você precisa. Além disso, colaborar
com os colegas de trabalho será mais fácil, porque todos estarão trabalhando a partir
do mesmo repositório central.
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Nós fornecemos algumas maneiras simples para ajudar você a mover os arquivos existentes
para o DocSystem CloudDoc. Você pode arrastar e soltar, importar, digitalizar
em um scanner físico ou virtual.
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O DocSystem CloudDoc pode lhe dá uma conta administrativa que lhe permite gerenciar
a estrutura de documentos de sua empresa, com seu próprio espaço seguro para criar
uma estrutura de pastas e permissões que atendam suas necessidades específicas.
A conta administrativa lhe permite: Criar pastas e subpastas dentro da sua organização. Criar índices para documentos. Criar perfil de digitalização Modelar processos. Criar modelos de documentos Administrar backup . Definir temporalidade dos documentos e etc... |
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Permite criar, capturar, gerenciar, armazenar, consultar, preservar e distribuir
todos os conteúdos, registros e documentos relacionados aos processos organizacionais.
Permite trabalhar on-line ou off-line, controlar as versões e editar os documentos, criar anotações, tarjas de segurança, carimbos, assinaturas com ou sem certificado digital, configurar rotinas e agendamentos para processamento de documentos e indexação automatizada, e muito mais... |
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Permite modelar, automatizar, gerenciar e otimizar os processos de negócios empresariais.
Os desenhos dos processos são construídos de forma que reflitam como a organização realmente funciona. O uso de formulários Web combinado com o poderoso mecanismo do BPM proporciona a flexibilidade para automatizar os processos mais complexos. |
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O DocSystem CloudDoc tem um conjunto abrangente e flexível de ferramentas
de busca que lhe permitem encontrar os documentos que você deseja visualizar. Buscas
simples ou complexas de metadados podem ser realizadas, o que também pode ser combinado
com as buscas de texto integral. O mecanismo de visualização de arquivo do DocSystem
CloudDoc suporta mais de 200 formatos diferentes de documentos e permite visualizar
múltiplos documento de uma vez.
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As buscas podem ser realizadas em todos os tipos de documentos, em um tipo de documento
específico, em uma pasta ou subpastas. Apenas selecione o tipo ou pasta, insira
a informação nos campos apropriados, aperte o botão de busca e uma lista dos registros
equivalentes será exibida. Várias opções estão disponíveis para cada campo de metadados
que determinam como você deseja realizar a buscar. Essas opções incluem buscas de
variação maior/menor ou Igual.
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Se o documento tiver sido objeto da indexação de texto integral, então você pode
realizar buscas com base no conteúdo desses documentos, que também podem ser combinadas
com buscas de campo de metadados, garantindo que você encontre exatamente o que
procura. Os resultados de busca listam os documentos na ordem que mais atende aos
critérios de busca, e os registros dos resultados da busca apontam para páginas
específicas dentro de um documento que contenha a informação da busca.
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O resultado da busca aparece em uma lista de documentos. O formato da lista pode
ser definido pelo usuário e relacionará todos os documentos dentro de cada tipo
de Documento que atenda aos critérios de busca utilizados. As listas podem ser mais
restringidas filtrando as colunas de metadados, selecionando valores mantidos dentro
de uma coluna pela qual filtrar. A partir da lista de Resultados de busca, os documentos
podem receber o check out para edição, pode ser copiados, enviados por e-mail, enviados
para um processo e outras atividades. Os documentos também podem ser copiados localmente,
para disponibilizá-los para trabalhar offline.
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Aplicar informações de índice em documentos pode ser um processo demorado, mas o
DocSystem CloudDoc tem muitos recursos e ferramentas para tornar isso o mais fácil
possível.
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Vários recursos estão disponíveis para auxiliar quando os documentos têm que ser
indexados manualmente. As propriedades de campo podem ser definidas para preservar
dados dos documentos; Os campos de palavras-chave podem ser criados para especificar
as entradas permitidas e para definir o que pode ser selecionado nos campos subseqüentes.
Listas de palavras-chave podem ser criadas e as mesmas podem ser ligadas via ODBC
para fontes de dados externas para acelerar a entrada. Propriedades de Contagem
também podem ser aplicadas.
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O Reconhecimento de Formulários combinado com o OCR de zona e leitura de código
de barras oferece uma maneira totalmente automática de indexar documentos. Formulários
padrão como fatura e notas de entrega, podem ser indexados automaticamente extraindo
os dados a serem aplicados nos campos do documento enquanto ele está sendo capturado.
O DocSystem CloudDoc pode ler códigos de barra e realizar OCR de zona em imagens,
e pode ser estendido para realizar o Reconhecimento de Formulários, armazenando
os documentos em categorias específicas e extraindo informações deles com base no
tipo de documento.
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Os documentos eletrônicos podem ser impressos diretamente para o DocSystem CloudDoc
seja de uma aplicação do Office ou de qualquer aplicativo ERP/CRM, etc.. Dessa forma
não há necessidade de imprimir fisicamente e depois digitalizar um documento para
o armazenamento no DocSystem CloudDoc. A informação será convertida para os formatos
de imagem TIFF ou JPG, dependendo do seu conteúdo.
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A habilidade de controlar o período de tempo que os documentos devem ficar disponíveis
e o que deve acontecer depois que o período de retenção expira é uma exigência para
qualquer organização hoje, o DocSystem CloudDoc pode fazer esse controle automaticamente.
É possível selecionar o período pelo qual o documento deve ser mantido e as ações
que acontecerão depois que o período tiver expirado. Isso pode ser configurado para
cada tipo de documento dentro de um repositório.
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