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O CloudDoc possui digitalização integrada com várias marcas de multifuncionais e
scanners, eliminando a necessidade de rodar um aplicativo para capturar e outro
para recuperar documentos.
O processo de captura, classificação e indexação dos documentos podem ser feitas
manualmente utilizando regras pré-definidas ou podem ocorrer de forma automatizada.
São vários os recursos de captura automatizada, dentre eles, estão: a leitura de
códigos de barras, o reconhecimento de formulários utilizando OCR Zonal, a comparação
de campos com informações de uma determinada zona de reconhecimento, a extração
de informações baseadas em expressões, a configuração de zonas com conteúdos diversos
como: Omnifont, Impressoras matriciais 9 e 24 pinos, Ponto-dígito, Barra-dígito,
OCR-A, OCR-B, MICR (E-138), MICR (CMC-7), Marca ótica (OMR), Código de Barras DataMatrix
e Flutuante.
A captura de documentos pode acontecer de várias maneiras; seja através de um dispositivo
de entrada (scanner, multifuncional, fax, câmera fotográfica, etc..) ou através
do dragn gropn (arrastar e soltar), da importação manual/automatizada ou da impressão
virtual.
Todos os arquivos digitais como e-mail´s, planilhas, arquivos em Word, etc...podem
ser armazenados através de um processo de digitalização virtual, utilizando o recurso
de arrastar e soltar ou ainda enviar para.
O processo de Captura e Indexação podem ser realizados offline, reduzindo drasticamente
o uso de licenças e proporcionando maior independência para realização de serviços
remotos sem interferir na rotina diária da empresa com a utilização programada da
internet e o controle do tráfego de informações pela rede.
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A busca pode ser feita dentro de um tipo de documento específico, ou em todos os
tipos de documentos, pastas e subpastas, de acordo com a permissão de acesso do
usuário.
Se o documento tiver sido objeto da indexação de texto integral, depois de passar
pelo OCR, o texto é adicionado ao banco de dados de pesquisa e a busca pode ser
realizada com base no conteúdo dos documentos e também pode ser combinada com a
busca em campos de índice, garantindo que você encontre exatamente o que procura.
O ambiente do usuário pode ser personalizado apresentando somente os botões e menus
que ele precisa usar. A consulta, edição, importação,
digitalização de documentos e execução de tarefas, podem ser feitas na mesma janela,
simplificando a forma do usuário trabalhar.
A visualização de documentos não podia ser mais simples. Apenas clique duas vezes
sobre o registro do documento e ele será aberto. É possível passar facilmente pelas
páginas, visualizar miniaturas, abrir e ver vários documentos de uma vez.
A partir da visualização de miniaturas, as páginas de um documento podem ser selecionadas
para serem impressas enviadas por e-mail, salvas ou excluídas. Na guia de revisões,
é possível visualizar as versões do documento e selecionar a versão desejada.
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